Nutzungsbedingungen zum Antragsassistenten des Bauportal.NRW

Nutzungsbedingungen zum Antragsassistenten des Bauportal.NRW Stand: Juli 2020

1. Präambel

Der Antrags- und Dokumentenassistent des Bauportal.NRW (kurz Antragsassistent) ist ein Angebot des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBG) in Zusammenarbeit mit dem Dachverband der kommunalen IT-Dienstleister zur elektronischen Antrags- und Anzeigenstellung für Verfahren nach der Landesbauordnung 2018.

Die Bauherrschaft oder deren Beauftragte können über den Antragsassistenten einen Antrag- oder eine Anzeige elektronisch bei der zuständigen Bauaufsichtsbehörde einreichen, wenn diese am Antragsverfahren des Bauportal.NRW teilnimmt.

Das Bauportal.NRW und der Antragsassistent befinden sich derzeit im Aufbau. Es sind daher noch nicht alle Funktionalitäten verfügbar. Das Antrags- und Anzeigeverfahren des Antragsassistenten wird stufenweise weiterentwickelt und zur Nutzung freigegeben.

2. Geltungsbereich der Nutzungsbestimmungen

Diese Nutzungsbedingungen regeln das Verhältnis zwischen Nutzerinnen und Nutzern des Antragsassistenten und dem MHKBG als Anbieterin des Bauportal.NRW. Jede Nutzerin und jeder Nutzer muss die Nutzungsbedingungen zur Kenntnis nehmen und bei jeder Nutzung des Antragsassistenten akzeptieren. Das MHKBG behält sich vor, die Nutzungsbedingungen bei Bedarf zu ändern.

3. Kreis der Nutzenden

Nutzerinnen und Nutzer des Antragsassistenten im Sinne dieser Nutzungsbedingungen sind natürliche und juristische Personen sowie natürliche und juristische Personen als vertretungsberechtigte Gesellschafter einer Personengesellschaft und Bevollmächtigte, die über das Bauportal.NRW einem auf Grundlage der Landesbauordnung 2018 beruhenden Antrags- oder Anzeigeerfordernis nachkommen wollen. Eine Antragstellung darf nur durch den oben genannten Personenkreis erfolgen.

4. Erläuterung des Antragsverfahrens und beteiligte Stellen

An dem Antragsverfahren über den Antragsassistenten sind behördenseitig die folgenden Stellen beteiligt:

Das MHKBG ist auf Ebene der Landesregierung für den Bereich Bauen zuständig und zugleich Oberste Bauaufsichtsbehörde. Das MHKBG bietet das Bauportal.NRW mit dem Antragsassistenten an und verantwortet dieses.

Die d-NRW wurde durch das MHKBG mit der Entwicklung des Antragsassistenten beauftragt. Die d-NRW AöR ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts, die durch das Land Nordrhein-Westfalen errichtet worden ist. Gemeinsame Träger der d-NRW AöR sind das Land-Nordrhein-Westfalen, vertreten durch das für Digitalisierung zuständige Ministerium, sowie die Gemeinden, Kreise und Landschaftsverbände des Landes Nordrhein-Westfalen, die der Anstalt beitreten. Die technische Entwicklung, Wartung und Pflege des Bauportal.NRW und des Antragsassistenten erfolgt im Auftrag des MHKBG durch die d-NRW und ihrer Rahmenvertragspartner. Weiterführende Informationen zu d-NRW finden Sie unter: https://www.d-nrw.de/

Der Betrieb des Bauportal.NRW und die Weiterleitung der durch den Antragsassistenten generierten Datensätze erfolgt auf Grundlage eines Kooperationsvertrags des MHKBG mit dem Dachverband der kommunalen IT-Dienstleister (KDN). Der KDN ist die Dachorganisation der kommunalen IT-Dienstleister in NRW. Weiterführende Informationen zum KDN finden Sie unter: https://www.kdn.de/

Im Rahmen der Kooperation mit dem KDN übernimmt der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitungszentrale (kdvz) Rhein-Erft-Rur den Systembetrieb des Bauportal.NRW für das MHKBG. Weiterführende Informationen zum kdvz finden Sie unter: https://www.kdvz-frechen.de/index.php

Die über den Antragsassistenten generierten Datensätze werden vom Bauportal.NRW an die DataClearing NRW übergeben. Die DataClearing ist ein Angebot des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein (KRZN) und der citeq Münster als IT-Dienstleister der Stadt Münster. Weiterführende Informationen zur DataClearing NRW finden Sie unter: https://www.dataclearing-nrw.de/ Die DataClearing NRW dient als Datendrehscheibe für die sichere Datenübermittlung an kommunale Stellen. Teilnehmende untere Bauaufsichtsbehörden erhalten die Datensätze über die DataClearing NRW.

Die Anbindung an den Antragsassistenten ist für die zuständigen unteren Bauaufsichtsbehörden bei den Kreisen und Gemeinden freiwillig, da jede Bauaufsichtsbehörde andere Möglichkeiten der digitalen Entgegennahme und Verarbeitung von Antragsdaten hat. Zudem haben die unteren Bauaufsichtsbehörden die Möglichkeit die Antragsdaten entweder mit oder ohne die erforderlichen Bauvorlagen elektronisch entgegenzunehmen. Bei der zu Letzt genannten Fallkonstellation müssen die Antragsteller die Bauvorlagen wie bisher postalisch bei der unteren Bauaufsichtsbehörde einreichen. Einzelheiten ergeben sich aus dem Antragsassistenten.

Nach Abruf des Datensatzes aus dem Antragsassistenten übernimmt die zuständige Bauaufsichtsbehörde das Verfahren. Die weitere Verfahrenskommunikation und -abwicklung erfolgt unmittelbar über die zuständige Bauaufsichtsbehörde.

5. Voraussetzungen für die Nutzung des Antragsassistenten

5.1 Servicekonto.NRW

Der Antragsassistent erfordert eine Authentifizierung von Nutzerinnen und Nutzern über das Servicekonto.NRW mittels der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels. Die Online-Ausweisfunktion muss somit freigeschaltet sein. Für die Registrierung und Nutzung des Servicekonto.NRW wird zudem weitere Hard- und Software benötigt. Die AusweisApp kann zum Auslesen der persönlichen Daten aus dem Personalausweis in das Servicekonto.NRW genutzt werden. Dazu benötigen Sie entweder ein Kartenlesegerät oder ein geeignetes Smartphone. Weitergehende Informationen hierzu finden Sie unter www.servicekonto.nrw  sowie unter www.ausweisapp.bund.de.

Die Daten der Nutzerinnen und Nutzer werden über die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels in das Servicekonto.NRW ausgelesen, im Rahmen der Antragstellung im Antragsassistenten erfasst und der zuständigen Bauaufsichtsbehörde mit den Antragsdaten übermittelt. Für die Nutzung des Servicekonto.NRW gelten die Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise des Servicekonto.NRW: https://servicekonto.nrw/serviceaccount/

5.2 Weitere technische Voraussetzungen

Das Aufrufen des Bauportal.NRW erfolgt über den Internetauftritt www.bauportal.nrw

Die Nutzung des Antragsassistenten erfordert:

  • einen Internetzugang
  • einen Browser (Chrome oder Firefox) in der jeweils aktuellen Version.
  • eine Druck- und Scan-Möglichkeit
  • ein Anzeigeprogramm für PDF-Dateien
  • ein Programm zum Umwandeln von Dateien in PDF-Format
  • die Aktivierung von Java-Skript im Browser
  • die Zulassung von Cookies sowie
  • eine E-Mail-Adresse

Bei Nichterfüllung der technischen Voraussetzungen kann eine Funktionsfähigkeit nicht gewährleistet werden.

5.3 Bereithaltung der erforderlichen Informationen und Unterlagen

Die für eine Antragstellung oder Anzeige erforderlichen Informationen und Unterlagen sind bereitzuhalten, um während der Nutzung des Assistenten unverzüglich auf diese zurückgreifen zu können. 

Die Nutzerinnen und Nutzer haben die Möglichkeit die Antragstellung zu unterbrechen und lokal auf ihrer Hardware (PC/Tablet etc.) zu speichern. Eine Zwischenspeicherung auf dem Bauportal.NRW ist nicht möglich. Die Daten werden erst auf dem Bauportal.NRW gesichert erfasst, wenn der Antragsassistent systemgemäß abgeschlossen wurde. Die Nutzerinnen und Nutzer erhalten per E-Mail eine Bestätigung der erfolgreichen Versendung und eine Antragsübersicht.

5.4 Dateiformate und Dateigröße

Als Speicherformat für im Antragsassistenten hochzuladenden Dateien ist ausschließlich das „Portable Document Format“ PDF zulässig. Eine PDF-Datei darf nicht größer als 30 MB sein. Insgesamt darf der Antrag mit allen Bauvorlagen 500 MB nicht überschreiten. Für das Hochladen von Bauvorlagen und sonstigen Unterlagen gelten weitere Anforderungen.  Diese können dem Infoblatt entnommen werden.

6. Verfügbarkeit des Antragsassistenten

Das MHKBG stellt im Rahmen seiner technischen und organisatorischen Möglichkeiten den Zugang zum Antragsassistenten auf dem Bauportal.NRW zur Verfügung. Grundsätzlich steht der Antragsassistent den Nutzerinnen und Nutzern zeitlich unbeschränkt zur Verfügung. Aufgrund von Wartungsarbeiten, Störungen oder aufgrund höherer Gewalt, kann die Erreichbarkeit des Bauportal.NRW eingeschränkt oder aufgehoben sein. Es besteht kein Anspruch auf ständige, ununterbrochene Erreichbarkeit des Antragsassistenten. Der Betrieb des Bauportal.NRW ist jedoch so organisiert, dass technische Probleme zeitnah behoben werden.

Aufgrund von Wartungsarbeiten, Störungen oder aufgrund höherer Gewalt bei DataClearing NRW oder der jeweils zuständigen Bauaufsichtsbehörde, kann sich auch die Zustellung eines bereits abgesandten Antrags an die zuständige Bauaufsichtsbehörde verzögern. Es besteht nach Absendung eines Antrags kein Anspruch auf einen bestimmten Zustellungstermin. Soweit sie Datensätze über das Bauportal.NRW entgegennehmen, sind die zuständigen Bauaufsichtsbehörden verpflichtet, mindestens einmal werktäglich von Montag bis Freitag Datensätze bei der DataClearing NRW abzurufen.

7. Zugang und Eingang elektronischer Unterlagen

Ein Antrag oder eine Anzeige gilt erst dann als eingereicht, wenn der entsprechende Datensatz über den Antragsassistenten des Bauportal.NRW bei der zuständigen Bauaufsichtsbehörde eingegangen ist. Bei der Übersendung elektronischer Dokumente trägt die oder der Antragstellende das Risiko des rechtzeitigen Zugangs.

Soweit die zuständige Bauaufsichtsbehörde über das Bauportal.NRW nur Anträge und Anzeigen ohne Bauvorlagen annimmt, gilt der über das Bauportal.NRW gestellte Antrag erst mit Eingang der Bauvorlagen bei der zuständigen Bauaufsichtsbehörde als eingereicht. Die Vorprüfungspflicht der Bauaufsichtsbehörde gemäß § 71 Absatz 1 der Landesbauordnung 2018 beginnt erst ab Eingang der Bauvorlagen.

8. Pflichten der Nutzerinnen und Nutzer

8.1 Vollständige und korrekte Angaben

Die Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet im Antragsassistenten aktuelle, vollständige und korrekte Angaben zu den abgefragten Daten machen. Falsche Angaben, z.B. zur Bauherrschaft oder Bauvorlageberechtigung (§ 67 der Landesbauordnung 2018) können zu rechtlichen Konsequenzen führen. Auf entsprechende Sanktionsmöglichkeiten in § 86 der Landesbauordnung 2018 und § 100 des Baukammerngesetzes wird hingewiesen.

8.2 Nutzung des Assistenten und Umgang mit Daten

Die Nutzung des Antragsassistenten des Bauportal.NRW ist unter der Bedingung gestattet, dass die Nutzer die Dienste nicht für Zwecke verwenden, die rechtswidrig sind oder gegen diese Nutzungsbedingungen und Hinweise verstoßen. Jede Verbreitung und Übermittlung rechtswidriger, insbesondere pornografischer, Gewalt verherrlichender, diskriminierender oder gegen die guten Sitten verstoßender Inhalte ist untersagt. Verboten ist insbesondere das massenhafte, unaufgeforderte Versenden von für das Antragsverfahren irrelevanten Inhalten (Spamming).

Der Antragsassistent darf nicht in einer Weise genutzt werden, die einen Server oder das Netzwerk der Betreiber des Bauportal.NRW, der DataClearing NRW oder die Netzwerke oder Server Dritter schädigen, deaktivieren, überlasten oder beeinträchtigen könnten, oder die die Nutzung des Antragsassistenten durch Dritte beeinträchtigen könnten. Das Hochladen von elektronischen Daten jedweder Art, die nicht mit dem Antragsverfahren in Verbindung stehen, ist grundsätzlich nicht gestattet.

Es ist den Nutzerinnen und Nutzern nicht gestattet, sich durch Entschlüsseln von Codes, illegale Beschaffung von Kennwörtern oder sonstige Methoden unerlaubt Zugang zu Registrierungen, Computersystemen oder Netzwerken, die mit dem Server der oben genannten Rechenzentren verbunden sind, zu verschaffen.

Für die Geheimhaltung des Kennworts für das Servicekonto.NRW sind ausschließlich die Nutzerinnen und Nutzer verantwortlich. Sie sind außerdem ausschließlich verantwortlich für sämtliche Aktivitäten, die unter Verwendung ihrer Registrierung durchgeführt werden. Sie verpflichten sich, die zuständige Bauaufsichtsbehörde unverzüglich über jede nicht-autorisierte Verwendung ihrer Registrierung oder jede andere Sicherheitsverletzung zu informieren.

Das MHKBG haftet nicht für Schäden, die den Nutzerinnen und Nutzern daraus entstehen, dass Dritte ihre Passwörter oder Registrierungen für das Servicekonto.NRW auf dem Bauportal.NRW mit oder ohne ihre Kenntnis nutzen. Nutzerinnen und Nutzer können für Schäden und Aufwände, die der zuständigen Bauaufsichtsbehörde oder einer anderen Partei aufgrund der Nutzung der Registrierung oder Passwortes der Nutzerinnen und Nutzer durch einen Dritten entstehen, haftbar gemacht werden, soweit die Nutzerinnen oder Nutzer ein Verschulden treffen.

8.3 Mitwirkungs- und Kontrollpflichten

Die Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet, Änderungen ihrer Kontaktdaten, insbesondere der zu Kontaktzwecken hinterlegten E-Mail-Adresse, unverzüglich der zuständigen Bauaufsichtsbehörde unter Angabe der Vorgangsnummer mitzuteilen. Sie haben ihr E-Mail-Postfach auf den Eingang neuer Nachrichten der Betreiber des Bauportal.NRW oder der zuständigen Bauaufsichtsbehörde zu kontrollieren. Die Kontrolle ist regelmäßig, insbesondere jedoch dann vorzunehmen, wenn aufgrund eines gestellten Antrages mit dem Eingang neuer Dokumente zu rechnen ist.

In den Fällen, in denen die notwendigen Bauvorlagen der zuständigen Bauaufsichtsbehörde papierbasiert zugeleitet werden müssen, sind die Nutzerinnen und Nutzer gehalten, die Bauvorlagen zeitnah zur Antragstellung zuzuleiten, spätestens innerhalb der nächsten vierzehn Tage seit Antragstellung. Nach Ablauf dieser Frist ist die zuständige Bauaufsichtsbehörde befugt, den (unvollständigen) Antrag zurückzuweisen.

8.4 Aufbewahrung- und Herausgabepflichten

Soweit im Rahmen der Antragstellung Kopien bzw. Scans von originären Papierunterlagen hochgeladen und übersandt wurden, sind diese Papierdokumente auch über die Antragstellung hinaus bis mindestens zum Abschluss bzw. der Fertigstellung des Bauvorhabens sicher zu verwahren und auf Anfrage der zuständigen unteren Bauaufsichtsbehörde unverzüglich vorzulegen. Dies gilt insbesondere für Vollmachtsurkunden und andere beurkundete Unterlagen. Gesetzliche Verwahrungsfristen bleiben unberührt.

Die im Rahmen der Antragstellung hochgeladenen und übersandten Bauvorlagen sind ebenfalls über die Antragstellung hinaus bis mindestens zum Abschluss bzw. der Fertigstellung des Bauvorhabens sicher zu verwahren und auf Anfrage der zuständigen Bauaufsichtsbehörde unverzüglich zuzuleiten.

Die Nutzer erhalten nach Absenden der Unterlagen eine Übersicht der Antragsdaten (Antragsübersicht) zum Download und per E-Mail. Darin enthalten ist eine Vorgangsnummer. Die Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet die Daten sicher zu verwahren und auf Anfrage der zuständigen unteren Bauaufsichtsbehörde zur Verfügung zu stellen. Für den Fall, dass ein Antrag trotz Versendung nicht bei der zuständigen Bauaufsichtsbehörde eingeht, ist die E-Mail mit der Versandbestätigung dem Betreiber des Bauportal.NRW auf Verlangen zur Verfügung zu stellen, wenn der Datenverbleib dadurch nachvollzogen werden kann.

8.5 Einverständnis der zur Datenübermittlung und Zustimmung zum elektronischen Schriftverkehr

Mit dem Absenden von Anträgen und Anzeigen über das Bauportal.NRW erklären sich die Nutzerinnen und Nutzer einverstanden, dass die erfassten Daten zum Zwecke der weiteren Verarbeitung an die fachlich zuständige Bauaufsichtsbehörde weitergeleitet werden.

Mit dem Absenden von Anträgen und Anzeigen über das Bauportal.NRW stimmen Nutzerinnen und Nutzer zu, dass Ihnen das jeweilige Verfahren betreffende Behördenschreiben und Nachrichten im elektronischen Format übermittelt werden dürfen, soweit die zuständige Bauaufsichtsbehörde ein solches Verfahren anbietet. Die Nutzerinnen und Nutzer stimmen ebenfalls zu, dass ihnen Bescheide im elektronischen Format über eine Plattform der zuständigen Bauaufsichtsbehörde oder über ein Nutzerkonto beim Servicekonto.NRW zugestellt bzw. bekanntgegeben werden dürfen soweit die zuständige Bauaufsichtsbehörde ein solches Verfahren anbietet.

9. Umgang mit personenbezogenen Daten

Die im Antragsassistenten erhobenen personenbezogenen Daten werden zur Bearbeitung des elektronischen Antrags bzw. der elektronischen Anzeige benötigt. Die Daten werden erhoben, um das bauaufsichtliche Verfahren durchzuführen. Ihre Erhebung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) und in Verbindung mit der Landesbauordnung 2018 sowie der Verordnung zum Bauportal.NRW und weiteren anzuwendenden Fachgesetzen.

Das für Bauen zuständige Ministerium ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO in Bezug auf den Transport der Daten an die zuständige Bauaufsichtsbehörde. Mit Übergabe der Daten aus dem Bauportal. NRW an die zuständigen Bauaufsichtsbehörden geht die Verantwortlichkeit auf diese über. Weitergehende Information über die Verarbeitung Ihrer Daten und Ihrer Rechte bei der Verarbeitung Ihrer Daten können Sie im Internet auf der Homepage der für die Genehmigung zuständigen unteren Bauaufsichtsbehörde abrufen. Alternativ erhalten Sie diese Informationen auch von Ihrem zuständigen Sachbearbeiter oder vom behördlichen Datenschutzbeauftragen der zuständigen Behörde.

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden durch das Bauportal.NRW an die DataClearing.NRW übergeben und dort von der zuständigen Bauaufsichtsbehörde abgerufen. Ihre Daten werden nach erfolgreicher Übermittlung an die Datenübertragungsplattform auf dem Bauportal.NRW umgehend gelöscht.

Das MHKBG sowie die weiteren beteiligten Stellen sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dem Bauportal.NRW sowie zu Ihren Rechten als Nutzende finden Sie in den Datenschutzhinweisen sowie in § 9 der Verordnung zum Bauportal.NRW.

10. Kosten / Gebühren

Das Bauportal.NRW ist für jedermann frei zugänglich. Die Nutzung des Antragsassistenten ist nur nach vorheriger Registrierung (siehe obige Ausführungen) vollständig nutzbar. Die Nutzung des Antragsassistenten ist kostenlos.

Durch die Antragstellung werden jedoch Verwaltungsverfahren und entsprechende Amtshandlungen in Gang gesetzt, die gebührenpflichtig sind. Diese Gebühren werden durch die Allgemeine Verwaltungsgebührenordnung NRW bestimmt und dem Antragsteller/Kostenübernehmer durch die zuständige Bauaufsichtsbehörde in Rechnung gestellt.